Müşteriler için tek tek oluşturulması gereken veri ve bilgi dosyaları satıcının müşterisi ile bire bir ilişki kurmasının temel taşlarını oluşturur. Bazen müşteri listeleri denilse de veri tabanı, müşteri ve müşteri adaylarının sadece isim, adres ve telefon numaralarından oluşmaz. Veri tabanı toplandıktan sonra bilgisayara kaydedilen, sürekli olarak güncelleştirilen ve gerektiğinde kolayca erişilebilen çeşitli özellikleri de kapsar. Bu çerçevede, demografik, coğrafi, psikografik ve diğer özellikler yer alır. Bunlardan başka nihai tüketicin veya endüstriyel alıcının spesifik marka tercihlerini, nelere önem verdiğini kolayca belirlemeye yaradığı gibi, rakiplerin markalarını kullananlar hakkında da yararlı bilgiler de toplanıp kullanılır. Örneğin; Pepsi Cola kendi markasına döndürmek için 1 milyon Diet Cola müşterisine kutu Diet Pepsi Cola’yı postayla göndermiştir.
Aslında veri tabanı sadece müşteri ile ilgili olmayıp, mamullerle, tedarikçilerle ve aracı işletmelerle de ilgili olarak oluşturulmaktadır.
İşletmeler veri tabanını başlıca 4 şekilde kullanırlar:
1) Müşteri adaylarını tanımlama
2) Özel teklif sunmaya değecek müşteri ve adayları seçme
3) Müşterinin markaya bağlılığını güçlendirme
4) Tekrar satın almalarını sağlama
Veri tabanı geliştirmenin temel amacı: Pazarlama bölümüne müşteri verilerini doğrudan ulaştırarak, müşterilerle ilişki kurmak için uygun yöntemlerin belirlenmesine yardımcı olmaktır.

Veri tabanının özellikleri:
1. Varolan ya da potansiyel müşteri veri tabanında yer alır.
2. Her müşteri kaydı, kimlik ve erişim bilgileri yanında, bir dizi pazarlama bilgisini de içerir.
3. Müşteri ile her bir pazarlama işlemi süreci sırasında, müşteri ihtiyacına nasıl karşılık verileceğini belirleyecek bilgilerde bulunabilir.
4. Veri tabanı, müşterinin şirket kampanyaları ve iletişim çabalarına verdiği karşılıklarına kayıt edebilmesi için kullanılır.
5. Veri tabanındaki bilgiler, pazarlama politikası belirleyenlere de bilgi sunmak amacıyla gösterilebilir.
6. Müşteriye koordineli ve sabırlı bir satış yaklaşımı geliştirmek için kullanılır.
7. İleride Pazar araştırmasının yerini alabilecek bir yöntemdir.
8. Veri tabanlı pazarlama ile ortaya çıkan büyük miktardaki bilgiyi değerlendirebilmek için pazarlama yönetim otomasyonu geliştirilmiştir.